Son Haberler

Arşivcilik Nedir? (Önemi, Türleri)

-
Eylül 1, 2022
Arşivcilik Nedir? (Önemi, Türleri)

Arşivcilik, resmi veya özel müesseselerin belgelerini gözeten ve yararlanma imkânı veren bir ilim dalıdır. Arşivlenen her belge bir gün gerekli olabilir.

Arşivcilik Nedir? Önemi, Türleri

Arşivcilik, dünyadaki reel ve tüzel suratlarca kuruluşun faaliyetleri neticeyi ortaya çıkan meşru, yönetimsel, idaresel veya müessesesel yazılı veya görsel bilgi, belge, data, bilgi ve evrakları tekerrür kullanmak emeliyle gizlemek ve gözetmektir. Türkiye’deki arşiv tanımı, her türlü belgelemeyi içine alan bir anlam taşır.

Günümüzde dijital civarlarda milyonlarca belge üretiliyor. Bu bağlamda “dijital servet” oluşturuluyor. Geçmişten günümüze gelebilen belgelerin ne kadar ehemmiyetli olduğunu düşünürsek, bu belgelerin de geleceğe aktarılması o kadar ehemmiyetli. Bu noktada arşivcilik devreye giriyor. Ananesel bilgi kaynaklarını uzun seneler gözetmenin yolları var; ancak dijital bilgi kaynakları karışık tabiatları gereği kırılgan bir yapıya sahiptir. Günümüzde artık ananesel, elle yakalanır belgelerden çok elektronik civardaki belgelerin güvenliği, erişilebilirliği ve senelerce kullanılabilirliği ehemmiyet kazanmış vaziyette. Arşivcilik; belgeleri uygun biçimde tasnif etmek, tasnif edilen belgelerin uygun alanlara yerleştirilmesini sağlamak, rastgele bir zayiat yaşanmadan gözetmek ve gizlemek, faydalanmaya sunmak ve kontrol altında yakalamaktır. Geçmiş asırların arşivleri günümüze ışık yakalayan belgeleri kapsar ve tarih araştırmalarında kullanılır.

Her cins bilgi kaynağının arşivlenmesi ve arşivciliğin ehemmiyetine dair derlediğimiz yazıdaki bilgileri “belleğinizin arşivine” alabilirsiniz.


Tarihçesi

İnsanlar, yerleşik kumpasa geçip bir arada yaşamaya başladıktan sonra birbirleriyle muhtelif faaliyetlere girmeye başladı. Bu faaliyetler sosyal, ekonomik ve siyasal alanda günden güne büyüdü. Ardından da faaliyetlerinden doğan hak ve mükelleflikleri yazılı olarak belgeleyerek muhafaza etme lüzumu ortaya çıktı. İlk zamanlarda belgelerin ölçüyü az olduğu için muhafaza etmekte mesele yaşanmıyordu; ancak yazılı belgeler artıkça tertip etme ve koruma lüzumu doğdu. Bu lüzumlar arşiv ve arşivcilik kavramlarını ortaya çıkardı.

Arşivcilik, her devletin veya müessesenin geçmişine kadar uzanan bir servettir. M.Ö. 4000’li senelerde Daha Önceki Yunan’da, M.Ö. 2000’li senelerde Mezopotamya’da devlet ve tapınak arşivleri bulunmuştur. Mezopotamya Nippur kentinde, tablet halinde devlet arşivleri oluşturulmuştur. Daha Önceki Mısır ve Roma’ya ait bir hayli devlet, tapınak ve aile arşivlerine tesadüfülmüştür. M.Ö. 1800-1200 seneleri arasında Hititlere ait antlaşmalar, yasalar ve kral senelikleri gibi devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. Hitit arşivleri, İstanbul ve Ankara’daki arkeoloji müzelerindedir.

Ortaçağ Avrupa’sında arşivcilik manastırlarla hudutlu kalmış. Avrupa ülkelerinde 16. asır ortalarından itibaren arşiv fikri ehemmiyet kazanmış ve kumpaslı arşivler oluşturulmaya başlanmış. En daha önceki arşiv kullanım kılavuzu Alman aristokratsı Jacob von Rammingen’in yazdığı kılavuzlardır. Arşiv bilimlerinin lideri bu kılavuzların 1500’lü senelerin ilk yarısından evvel yazıldığı hipotez edilmektedir; ancak 1571 senesinde basılmıştır. Rammingen “arşivin babası” olarak öğrenilir. Aynı zamanda, Almanya’nın birkaç asırlık arşiv ananesini kuran addır. Fransızlar, arşivciliğin ehemmiyetini anlayarak özel çalışmalar yapan ve en erken arşiv oluşturan ülkedir. 1789 Fransız İhtilalı, çağdaş arşiv tertip etmelerinin başlangıcı olarak kabul edilir. Fransa, 1790 senesinde ilk ulusal arşivi kuran ülkedir.

Türklerde arşivcilik, Orta Asya Türklerine kadar uzanır. Uygur Türklerinin daha önceki şehirlerinde kütüphaneler, noterler, duruşmalar, gümrükler ve resmi müesseselerde resmi yazışmaların arşivleri yakalanmıştır. Anadolu Selçukluları ve Osmanlı’da da devlet kuruluşlarının ilk senelerinden itibaren arşiv kültürü oluşmuştur. Türk-İslam devletleri, özellikle “kul hakkı” riski nedeniyle devlet belgelerinin muhafazasını umursamıştır. Osmanlılar, devlet belgelerini en müstesna yerlerde muhafaza etmiştir. Dünyadaki en geniş ve sağlam arşivleri, Osmanlı arşivleridir. İstanbul’un fethine kadar devlet arşivleri Bursa ve Edirne’de muhafaza edildi. İstanbul’un fethinden sonra Topkapı Epilepsiyi’ndaki Divan-ı Hümayun’da bir arşiv odası oluşturuldu. Osmanlı’da arşivler kurutulmuş, nemsiz mahzenlerde saklanırdı. Günümüzde Osmanlı arşivleri, Başbakanlık Osmanlı Arşivi müesseseyi bünyesindeki uzman takımlar tarafından özel yerlerde tasnif ve muhafaza edilmektedir.


Tanım: Arşiv ve Arşivcilik

Arşivcilik; arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, belgelerin saklanması, kullanıma sunulması gibi süreçleri kapsayan bir ilim dalıdır. Arşiv uygulamalarının direndiği temel ilmi düşünceleri ve kuralları mevzu edinir. Kullanılmış veya harekâtı bitirilmiş materyallerin emin kural ve sistemler çerçevesinde saklanması operasyonudur. Devlet arşivi, özel arşiv, aile arşivi veya şehir arşivi gibi adlar kullanılabilir. Her belge, arşiv kaliteyi ve kıymeti taşımayabilir. Uzman şahıslar veya arşivciler belgeleri tasnif ederek zorunlu olanları muhafaza eder.

Arşiv; müesseseler, kuruluşlar ve reel veya tüzel şahısların hizmetleri, haberleşme operasyonları veya yaptıkları faaliyetler neticeyi ortaya çıkan belgelerin veya belgelerin barındığı yerlere verilen isimdir. “Arşiv” sözcüğü, Yunanca “archeion” ve Latince “resmi daire” ve “belediye epilepsiyi” gibi anlamları olan “archivum” kelimesinden Türkçeye geçmiştir.

Arşivciliğin emeli; genel anlamda, belgeleri gözetmek, aranan belgeye en kolay ve süratli bir biçimde erişilmesini sağlamak, belgenin kullanımını sağlamak ve senelerce kullanılabilecek etrafta muhafaza edebilmektir.

Arşivci: Resmi veya özel müessese veya kuruluşlardaki faaliyetlerle alakalı belgeleri, materyalleri veya dijital etrafta yakalanan evrakları gözeten, sınıflandıran ve gerektiğinde isteyenlerin hizmetine sunan bireye “arşivci” ismi verilir. Arşivciler, mesullükleri çerçevesinde kendilerine erişen evrakları tarih, gizeme, mevzu veya alakalı kuruluşun kriterlerine göre sınıflandırır ve hakimiyetlerini sağlar.

Arşiv dolapları: Arşiv kaliteyi taşıyan yazılı belgeler, her müessese veya kuruluş için son derece ehemmiyetlidir. Bu nedenle senelerce saklanması gerekebilir. Belgelerin hava veya oda şartlarından etkilenmemesi için ihtiyat almak gerekir. Arşiv dolapları, belgeleri toz, nem, ısı veya ışıktan gözeterek deforme olmalarını maniler. Dolaplar, ayrıca belgelere veya belgelere kolaylıkla erişilebilecek biçimde sınıflandırma imkânı da verir. Bu cins dolaplar, özellikle büyük işletmeler ve devlet müesseseleri için oldukça ehemmiyetlidir. Arşiv dolapları kompakt, tekerlekli ve raylı sistemler kapsar. Sağlık Kurumular, kütüphaneler ve fabrikalarda büyük kompakt arşiv dolapları vardır.


Arşiv Cinsleri

Arşivler, kullanıldıkları müesseseler veya alanlara göre muhtelif cinslere parçalar. Bunları şöyle sıralayabiliriz; devlet arşivleri, şehir arşivleri, bucak arşivleri, noter arşivleri, dini arşivler, özel arşivler, sağlık kurumu arşivleri, ekonomik arşivler, ikonografik arşivler, folklor arşivleri, odyo-vizüel arşivler, günlük arşivler…

Elektronik Arşivler

Türkiye’de elektronik belgelerin fiziksel belgelerle eşdeğer sayılması, elektronik imza yasasının 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmesi ile başladı. Bu yasaya göre elektronik belgeler elektronik etrafta imza atılıyor, kullanılıyor ve arşivleniyor. Devlet müesseselerindeki elektronik belgeler, devletin dijital arşivlerine aktarılıyor. Belgelerin güvenliği ve senelerce saklanması ile alakalı bazı taktikler uygulanıyor. Bir taraftan da devlet müesseselerindeki daha önceki arşiv belgeleri dijital etrafa aktarılıyor. Yeni “elektronik arşiv” yarıyılında özel ve resmi tam müesseseler sanki bir devrim yaşıyor. Özel ve tüzel her müessese büyüyen teknolojiye ayak uydurarak arşiv ve arşivcilik sistemlerini geliştirmeye çalışıyor.

Medya Arşivleri

Dijital çağda ehemmiyetli arşiv kaynakları bulunan kuruluşlardan biri de medya uzuvlarıdır. Medya kuruluşlarının kendi ürettikleri veya ajanslar gibi beslendikleri kaynaklardan gelen haber, resim ve görüntü gibi belgeler muhtelif sistemlerle arşivlenir. Bunun için her müessesenin değişik sistem veya odaları bulunabilir. Misalin, görüntü arşivleme için kullanılan arşiv programlarına kaydolunan görüntüler, çekildiği tarih, içeriği, alakalı haber metni ve bazı teknik bilgilerle beraber dijital olarak arşivlenir. Bu görüntü ileri bir tarihte kullanılmak istendiğinde arşiv programındaki arama alternatifleri ile kısa müddette erişilir. Aynı sistem haber ve resim arşivleme uygulamaları için de kullanılır.


Bunları Öğreniyor Musunuz?

Osmanlı Devleti’nden Türkiye Cumhuriyeti’ne 150 milyonun üzerinde arşiv belgesi devroldu.
Osmanlı Devleti, devletin çok güç vaziyette olduğu savaş senelerinde dahi arşiv belge ve malzemelerinin tasnifi ve korunması için büyük mücadele sarf etmiştir.
Osmanlı’da “kâğıt” saygı gösterilen bir nesne olduğu için en ufak karalama belgeleri dahi altın kese, torba, kılıf ve mahfaza gibi malzemelerin içinde atılmadan arşivlenmiştir.
Osmanlı’nın zengin arşivi, Türkiye’nin en zengin arşiv potansiyeline sahip ülke olmasını sağlamıştır.
Topkapı Epilepsiyi Müzesi’nde, en daha öncekisi Orhan Gazi zamanına ait 10 bin 726 defter, 12 bin 724 vesika bulunuyor.
Türkiye Büyük Halk Meclisi’ndeki Türkiye Büyük Millet Meclisi yasalar, seans ve konuşma zabıtları gibi bir hayli faaliyete ait belge 1920 senesinden bu yana arşivlenmektedir.
Müessese ve kuruluşların galibiyetleri ile arşivleme faaliyetlerinin zaferi doğrudan irtibatlıdır. İstenen bilgi veya belgeye zamanında erişemeyen müesseseler, aktüel faaliyetlerini sürdüremez gidişata gelir.
Arşivciler; kâğıt belgeler, resimler, haritalar, filmler, bilgisayar kayıtları, dijital kayıtlar ve görsel belgeler gibi bir hayli materyalin arşivlenmesini ve korunmasını sağlar.
Geçmişten günümüze kadar kullanılan arşiv belgesi kalitesindeki bazı arşiv materyalleri şunlardır; kil ve tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazısı kâğıtlar, daktilo yazısı kâğıtlar, matbaa baskılı kâğıtlar, bilgisayar çıktısı kâğıtlar, mikrofilmler, dijital belgeler, resimler, ses bantları, video kasetleri, dijital resimler ve görüntüler…